为什么你的管理清单从来没有发挥作用

你误解了待办事项清单的目的

让我们来思考这个问题：为什么要创建待办事项清单?或者说，你希望用它们完成什么?

大多数人会回答：“我想把事情做好。”但遗憾的是，这不是设计合理的待办事项清单的用途。

待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。它可以让你把脑海中所有可能被忽视的任务提取出来。通过将它们一一写下、罗列起来，你可以得到一张“我要做什么”的藏宝手册：你将获得关于优先级最靠前的那些任务的概览。

当你在清单中列出任务后，管理清单上的任务比从你脑海里任意提取没有章法的任务要更容易和高效。你可以根据“我需要完成什么”来轻松组织自己要做的任务，并相应地计划自己的一天。仅此一项就能够大幅提升你对于重要事项的专注能力。

大多数人都误解了清单的功能。他们认为清单就是帮助他们一一列出每项任务的一种工具。其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。

待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作(尤其是那些琐碎不重要的事)的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。

理解待办事项清单能帮你做什么很重要。如果你误解了它，那么你将无效而且过度地创建和使用它们，而最终清单也会阻碍你的效率提升。

你忽略了设定截止日期

没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限，我们就会无所作为。

截止日期不只是强加紧迫感，它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外，它也会刺激我们去行动。

请考虑一下：如果没有还款日，你会多快还清信用卡的账单?你会多快支付汽车牌照费?像大多数人一样，你多半会无限期地推迟这两项任务。

当人们创建清单并忽略为每项任务设定截止日期时，会出现同样的结果。面对没有最后期限的任划时，我们的动力很小。没有动力，我们便什么都做不到。随着时间的推移，未完成的任务越来越多，长此以往，清单将变得无法掌控。

大多数人都在拖延中挣扎。即使你是那种会设法遏制拖延的人，也必须时时保持警惕，以免这种习惯重新回到你的生活中。

设定截止日期是战胜拖延的关键。它激励我们采取行动并完成任务。它们还有助于我们衡量时间管理工作的有效性。如果我们一直按时完成重要的事情，我们就“被迫”去做了该做的事情。

另外很重要的一点是，截止日期还有助于我们决定在何时花费有限的时间和精力。我们总会在不同的任务中选择，无论手里的任务是什么，总是会有比完成它们所需时间更多的任务在排队。截止日期有助于我们去思考和规划，根据需要完成的目标，在任务之间进行选择。

回想一下帕金森定律：“工作总是会令你忙到你的时间不够用为止。”如果你主动不为自己的待办事项设定一个截止日期，那么这些事就必定一直留在你的清单上。

你的清单太长了

我说的太长的清单，是指那些似乎永远不会结束的日常任务清单。它们一直在继续，包含许多日常的事务。

这些清单在许多方面都适得其反。

第一，它们分散注意力。因为它们给出了太多选择，而每个选项都会把你的注意力从最重要的工作上移开。

第二，它们是不现实的。太长的清单最终会达到无法管理的程度。你无法做完所有琐碎的事情，因为它们实在是太多了。

第三，它们消磨你的意志。如果你列出的清单几乎等于一份“今日无法完成的任务清单”，那么一次又一次这样的经历，可能会破坏你的动力。

第四，它们变相地鼓励你拖延。由于未能日复一日地完成你的待办事项，随着时间的推移，你将失去驱动力或推动力，慢慢忘掉及时完成任务才是最根本的目的。

一天中，你能用来处理所列工作的时间是有限的。因此，你应该设定待办事项清单的范围以适应这些限制条件。如果你只有四个小时的时间，那么请确保清单中的项目可以在四个小时内完成。否则，列出太长的清单让自己品尝失败的滋味，这并不能产生什么价值。

许多人把想要完成的每项任务都储存在大脑中，大脑中就像有一份可以持续变长的清单，所有任务都被记录在其中。可问题在于，他们忽略了对这些任务进行分类，例如根据背景、优先级和紧迫性的不同将它们放在不同的清单中。这些任务会保留在“大脑寄存器”上，每天都向你发出滚动提醒，告知你需要完成的所有工作。

这是一种糟糕的任务管理方法。它只会随着你每天添加越来越多的新任务，变成一份超长而冗余的清单。

你的清单充满了变数

如果你只是把大脑中储存的待办事项写进清单，那么你将一直在收集超大范围中的各种任务：需要3分钟就可以完成的任务和需要3周才能完成的任务被列在一起;高优先级任务被列在低优先级任务的旁边(而且可能无限期地被放在后面)。你还可能在清单中找到大量毫无关联的任务。

换句话说，在这样的清单中，各种任务之间没有联系。

这种方法会产生严重的后果。

第一，面对一长串可能的选择，你可能会因为不采取行动而陷入“瘫痪”的状态，或者被迫做一些低性价比的活动，例如查看Facebook消息。这就是心理学家巴里·施瓦茨(Barry Schwartz)所说的“选择的困惑”：如果我们拥有的选择越多，那么在这些选择之间做出决定的能力就越差，我们所面临的焦虑就越多。

第二，你需要更长时间才能完成任务。无论你是因犹豫不决而“瘫痪”，还是将Facebook视为避免在多种选择之间做出选择的方式，最终都会浪费宝贵的时间—而这显然会降低效率。

第三，待办事项清单中的过多变数会增加你的压力水平。你更容易分心，而这意味着你的工作效率也会随之降低。你无法选择应该处理哪项任务，进而你的时间管理能力也遭到了破坏。因此，你没有多少时间来完成重要项目，这迫使你更加努力地在截止日期前完成工作。由于可用时间较短，你更有可能错过最后期限，而这可能会引发你的内疚、羞耻和沮丧感。

以上这些情况会导致你的压力飙升。反过来，这将使你更难有精力去做那些真正值得骄傲的高质量工作，并且更难以按时完成这类高消耗的工作。

你的任务被定义得过于宽泛

之所以出现被宽泛定义的任务，问题在于它们的范围太大了。因为缺乏明确的起点和终点，所以我们根本没有办法衡量任务做得究竟成不成功。

假设清单中的一项任务是“构建网站”。这一任务就被定义得过于宽泛了：建立一个网站涉及几个步骤，后面的步骤在其他步骤完成之前无法执行。你需要保留域名、查找Web主机、创建主机账户、将域名服务器指向主机服务器、安装Wordpress、安装主题、安装Wordpress插件……

换句话说，这个宽泛意义的待办事项实际上是一个由众多任务组成的完整项目。

如果这个项目出现在我的清单上，那么因为没有列出各项任务，所以我会不知道如何开始，也就自然会倾向于拖延。在这种情况下，这个项目会一直待在我的清单中，而我的焦虑与日俱增，因为我在这件事上没有取得任何进展。

相反，被狭义定义的任务包含明确的起点和终点。例如，你知道任务“保留域名”何时完成，你也知道“查找Web主机”的任务应该怎么做。这些待办事项具有单一目标，并且你很容易知道是否已达到该目标。

当项目没有被分解为各个组成部分时，它会被打包、佯装成一项任务。因为待办事项未被详细说明，所以我们很难知道何时完成它。这是待办事项清单中常见的失败。

一位希望改善部门工作流程的公司经理，将待办事项描述为“提高部门生产效率”就是模棱两可的。而“安排与团队负责人会面，讨论新的工作流程计划”会更有效，因为它提出了一个单一的目标，而且执行者也很容易知道何时达到了这个目标。

这些例子的关键点就在于，过于宽泛地定义任务，很不利于任务的完成。模糊性使得它们极容易在清单上滞留。如果你在完成待办事项时遇到问题，请检查它们是否可以被分解为较小的任务。

你的任务不符合特定目标

你所做的一切都是有目的的。例如，你会更换汽车中的机油，让发动机保持良好的状态;你会按时提交所得税单，以避免罚款和罚款;你会预订自己喜欢的餐厅，以避免45分钟的等待时间。

我们设定目标是为了促使自己采取行动。当我们能够预测完成特定任务的积极结果时，我们不太倾向于拖延。在不考虑其他变量的情况下，对结果越确定，我们就越可能采取果断的行动。

可问题在于，很多人在创建清单时都忘记了这个原则。他们写下(或在线记录)每一项想到的任务，但未能将这些任务与具体目标联系起来。因此，他们最终要花费大量的时间来处理长远来看对他们来说不重要的待办事项。

例如，假设你在明天的清单中写出维护博客并“写一篇新博文”，这是你认为需要做的任务。但是你知道你需要做的具体原因以及你在用博客有针对性地发布什么内容吗?

也许你希望新帖子能够在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量涌入你的博客网站;也许你想让自己的博客显示在谷歌热门搜索查询的首页上;也许你希望博客文章能够吸引业内有影响力人士的关注。

这些可以促成你与他人建立有价值的联系，激励你做得更好。

关键是，你必须知道每个项目需要完成的原因，并将特定目标附加到清单的每项任务上。忽略了这一步，你就不会有动力去完成这个项目。